Vuosikokous, toimintasuunnitelma ja talousarvio 2008
Pöytäkirja
- Aika
- Lauantai 12.4.2008
- Paikka
- Radisson SAS Hotel, Oulu
- Läsnä
- Olli Vainio (puheenjohtaja)
Joonas Kortesalmi (sihteeri)
Ilkka Mattila (pöytäkirjantarkastaja)
Jarkko Vääräniemi (pöytäkirjantarkastaja)
18 muuta jäsentä
KOKOUKSEN AVAUS
Joonas Kortesalmi avasi kokouksen klo 14:19.
KOKOUKSEN PUHEENJOHTAJAN, SIHTEERIN JA PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA
Valittiin Olli Vainio puheenjohtajaksi ja Ilkka Mattila sekä Jarkko Vääräniemi pöytäkirjantarkastajiksi. Valittiin kokouksen sihteeriksi Joonas Kortesalmi. Tarvittaessa pöytäkirjantarkastajat voivat toimia myös ääntenlaskijoina.
KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS
Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys muutoksitta.
TILINPÄÄTÖS, VUOSIKERTOMUS JA TILINTARKASTAJIEN LAUSUNTO
Esitettiin toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto. Esitettiin tilinpäätös.
TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN JA VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN
Tämän kohdan puheenjohtaksi valittiin Liv Heusala ja sihteeriksi Juho Juopperi. Koska Liv Heusala toimi hallituksessa kevään 2007 aikana, jääväsi hän itsensä ja kohdan puheenjohtajaksi valittiin Markus Hietava.
Kokous päätti vahvistaa tilinpäätöksen ja myöntää vastuuvapauden edellisen tilikauden hallituksille edellisen tilikauden ajalta.
TOIMINTASUUNNITELMA, TULO- JA MENOARVIO SEKÄ LIITTYMIS- JA JÄSENMAKSUJEN SUURUUDET
Hyväksyttiin toimintasuunnitelma muutoksin.
Hyväksyttiin tulo- ja menoarvio muutoksin.
Päätettiin jäsenmaksuksi 30 euroa ja kannatusjäsenmaksuksi 100 euroa ja liittymismaksuksi 0 euroa molemmille.
HALLITUKSEN PUHEENJOHTAJA JA MUUT JÄSENET
Valittiin Kari Oikarinen hallituksen puheenjohtajaksi.
Valittiin hallituksen jäseniksi Joonas Kortesalmi, Olli Vainio, Paul Hämeenkorpi, Tuomas Salomäki ja Markus Hietava.
TILINTARKASTAJAT JA VARATILINTARKASTAJAT
Valittiin tilintarkastajaksi Anne Karppinen-Salonpää ja varatilintarkastajaksi Kari Salonpää.
SÄÄNTÖMUUTOS
Käytiin läpi hallituksen esitys sääntöjen muuttamisesta. Hyväksyttiin hallituksen esitys seuraavin muutoksin.
Jesse Pussinen ehdotti sääntöihin muutettavaksi hallituksen kooksi puheenjohtajaa ja 4-7 muuta jäsentä. Hyväksyttiin muutos yksimielisesti.
Käytiin vuosi- ja vaalikokouksen ajasta keskustelua. Päätettiin lopulta yksimielisesti kokouksien ajaksi vuosikokous tammi-toukokuussa ja vaalikokous loka-marraskuussa.
Päätettiin muuttaa kohtaa Yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen siten, että yhdistyksen kokous on kutsuttava vähintään 14 päivää etukäteen.
Päätettiin muuttaa kohdasta Hallitus rahastonhoitaja taloudenhoitajaksi.
Päätettiin muuttaa kohtaa Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen siten, että seuraava kappale korvaa kohdan ensimmäisen kappaleen.
"Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kahdessa vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (¾) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta."
Hyväksyttiin uudet säännöt muutoksin. Valtuutettiin hallitus tekemään yhdistysrekisterin vaatimat tekniset korjaukset.
KAUPALLISUUDEN KRITEERIT JÄSENPALVELUISSA
Päätettiin, että yrityksille ei tarjota jäsenpalveluita, mutta yritykset voivat liittyä kannattaviksi jäseniksi. Elinkeinotoiminta ei ole sallittua.
Päätettiin, että yleishyödyllisen rekisteröidyn yhdistyksen harjoittama varainhankinta on sallittua. Yksityishenkilöiden yksittäiset sekä harrastuksiin liittyvät myynti-ilmoitukset ovat sallittuja. Verkkosivuille liitettävät mainokset ovat sallittuja.
MUUT ESILLETULEVAT ASIAT
Päätettiin, että toimihenkilöille voidaan korvata matkakulut tarkoituksenmukaisimmalla matkustusmuodolla.
KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen 17:13.
puheenjohtaja
sihteeri
pöytäkirjantarkastaja
pöytäkirjantarkastaja
Liite 1: Toimintasuunnitelma vuodelle 2008
Yhdistys toimii valtakunnallisena tietotekniikan käyttäjien ja harrastajien toiminnan tukijana ja keskustelufoorumina, sekä tekee yhteistyötä muiden saman alan järjestöjen kanssa. Yhdistys tiedottaa toiminnastaan sähköisessä mediassa.
Hallinto
Yhdistys noudattaa taloudessaan maltillista linjaa jäsenpalveluiden turvaamiseksi myös tulevina vuosina.
Tulevan vuoden aikana hallitus kehittää jäsenrekisteriin ja laskutukseen liittyviä teknisiä ja periaatteellisia ratkaisuja yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa.
Työryhmien ja hallituksen blogissa kerrotaan myös tulevana vuonna ajankohtaisista asioista.
Tiedotus
Yhdistyksen tiedotuksen pääpainopisteenä toimii Internet. Yhdistyksen asioista ja tapahtumista tiedotetaan yhdistyksen kotisivuilla sekä sähköpostilistoilla. Tiedotuksen toteutuksesta vastaa tiedotusryhmä.
Työryhmät
Yhdistyksen toimintaa kehitetään ylläpitämällä erilaisia työryhmiä ja perustamalla tarvittaessa uusia. Työryhmien tarkoituksena on kehittää yhdistykselle joustava ja kestävä ympäristö yhdistyksen toiminnan tukemiseksi. Yhdistys järjestää kokous- ja koulutustilaisuuksia työryhmien jäsenille.
-
Ylläpito
Ylläpidon tehtävänä on ylläpitää ja kehittää yhdistyksen laitteistoja ja järjestelmiä sekä suorittaa näihin kohdistuvia palvelupyyntöjä. Yhdistyksen hallitus nimittää ylläpitäjän tehtäväänsä. Vain ylläpidon jäsenellä voi olla pääkäyttäjän oikeudet yhdistyksen järjestelmiin.
Tulevan vuoden aikana ylläpito muun muassa varmistaa tallennustilan ja laitteistojen kapasiteetin riittävyyden suunnittelemalla ja ehdottamalla hankintoja sekä toteuttamalla uusien hankintojen käyttöönoton.
Ylläpidon toiminnan helpottamiseksi sekä jatkuvuuden turvaamiseksi kirjataan ylläpidon tehtäviin sekä laitteistoihin ja järjestelmiin liittyviä tietoja ylläpidon wiki-järjestelmään.
-
Helpdesk
Helpdeskin tehtävänä on tarjota jäsenille opastusta palveluihin liittyvissä kysymyksissä, sekä kirjoittaa ohjeita palveluiden käytöstä tai muista palveluihin liittyvistä asioista. -
Tiedotusryhmä
Tiedotusryhmän tehtävänä on suunnitella, kehittää ja toteuttaa yhdistyksen sisäistä ja ulkoista tiedotusta, valvoa ja ylläpitää yhtenäistä kieliasua yhdistyksen virallisissa tiedotteissa sekä dokumenteissa, sekä ylläpitää yhdistyksen verkkosivuja.
Palvelut
Yhdistyksen laitteistoja ja järjestelmiä kehitetään tehokkaammaksi, jotta jäsenpalveluiden taso ja saatavuus pystyttäisiin turvaamaan myös jäsenmäärän kasvaessa. Tarvittaessa voidaan yhdistykselle hankkia uusia laitteistoja tai varaosia jo olemassaoleviin laitteistoihin. Palveluiden tietoturva pidetään ajantasaisena.
Liite 2: Talousarvio vuodelle 2008
| Varsinainen toiminta | 2007 toteutunut (€) | 2008 arvio (€) |
|---|---|---|
| Laitteistohankinnat | -11 127 | -28 627 [1] |
| Palvelintilat ja verkkokulut | -9 958 | -20 000 |
| Kokouskulut | -769 | -5 000 |
| Toimituskulut | -222 | -300 |
| Matkakulut | -255 | -3 000 |
| Kirjanpito ja tilintarkastus | -104 | -150 |
| Postikulut | -155 | -2 000 [2] |
| Muut kulut | -59 | -1 000 |
| Yhteensä | -22 649 | -60 077 |
| Varainhankinta | 2007 toteutunut (€) | 2008 arvio (€) |
| Tulot jäsenmaksuista | 38 430 | 60 000 |
| Pankkikulut | -250 | -500 |
| Yhteensä | 38 180 | 59 500 |
| Satunnaiset tuotot/kulut | 2007 toteutunut (€) | 2008 arvio (€) |
| Lahjoitustulot | 359 | 500 |
| Muut kulut | -1 403 [3] | |
| Yhteensä | -1 045 | 500 |
| Oma pääoma tilikauden alussa | 21 945 | 36 432 |
| Tilikauden ylijäämä | 14 487 | -77 |
| Oma pääoma tilikauden lopussa | 36 432 | 36 355 |
[1] Vuodelle 2008 on arvioitu laitteistohankinnoiksi 70 000 euroa. Tästä syntyy 17 500 euron poistot vuosittain neljälle vuodelle. Tämän lisäksi kuluja tulee aikaisempien hankintojen poistoista 11 126,60 euroa.
[2] Postikuluihin on arvioitu paperilaskutuksesta aiheutuvat kulut
[3] Merkittävin osa muista kuluista aiheutuu edellisen vuoden laitteistovuokrasta, joka oli virheellisesti laskettu laitteistojen poistoihin ja jaettu siis usealle vuodelle.
Liite 3: Esitys yhdistyksen uusista säännöistä
HUOM! Muutokset aiempiin sääntöihin merkitty lihavoimalla, poistetut kohdat yliviivattu
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Kapsi Internet-käyttäjät ja sen kotipaikka on Oulun kaupunki.
2. Tarkoitus ja toiminta
Yhdistyksen tarkoituksena on antaa jäsenilleen puitteet itsensä ilmaisemiseen Internetissä sekä edistää tietotekniikan osaamista.
Toiminnan tarkoituksena ei ole tuottaa jäsenistölle voittoa eikä välitöntä taloudellista ansiota.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
- harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa
- ylläpitää yhdistyksen kotisivuja
- ylläpitää maksuttomia tietotekniikkapalveluja
- tarjoaa jäsenilleen maksuttomia tietotekniikkapalveluja
- järjestää jäsenilleen luentoja, koulutustilaisuuksia ja tapaamisia
Toimintansa tukemiseksi yhdistys kerää jäseniltään jäsenmaksua sekä voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.
3. Jäsenet
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.
Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.
Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri, kaksi aina yhdessä.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kahta viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset ***
Hallituksen määrääminä päivinä pidetään vuosittain vuosikokous tammi-huhtikuussa ja vaalikokous elo-syyskuussa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kannattavalla jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat on ilmoitettava yhdistyksen sähköisellä postituslistalla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta.
11. Vuosikokous ***
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
- valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen
vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä
kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia
voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Vaalikokous *uusi kohta*
Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
- valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
13. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Liite 1: Toimintakertomus (PDF)
Toimintakertomus ajalle 1.1.2007 - 31.12.2007.
Tilikauden aikana yhdistys on jatkanut tasaista kasvuaan. Palveluiden tasoa ja kapasiteettia, sekä hallinnollisien elimien toimintaa on pyritty tasaisesti kehittämään vastaamaan yhdistyksen kasvua ja nykyisen tilan tarpeita.
Hallinto
Yhdistyksen jäsenet kokoontuivat kauden aikana kerran yhdistyksen sääntömääräiseen vuosikokoukseen. Yhdistyksen hallitus kokoontui kauden aikana 21 kertaa (kokoukset 19-22/2006 ja 1-17/2007).
Jäsenet
Kauden lopussa yhdistyksellä oli 1662 jäsentä, joka on 457 jäsentä enemmän kuin edellisen kauden lopussa. Kauden aikana siis liittyi jäseneksi 14 vähemmän kuin edellisenä kautena.
Tiedotusta yhdistyksen asioista jäsenille on tapahtunut yhdistyksen verkkosivujen ja forumin, sähköpostin ja IRC-kanava #kapsi.fi:n kautta IRCnet-verkossa. Toimihenkilöt ovat kirjoittaneet ajankohtaisista asioista myös yhdistyksen blogiin.
Vuoden 2007 aikana tulivat myös käyttöön yhdistyksen uudet verkkosivut.
Työryhmät
Helpdesk
Helpdesk on opastanut jäsenistöä palveluiden käytössä ja ylläpitänyt ohjeita ja palvelukuvauksia yhdistyksen verkkosivuilla. Vuoden aikana helpdesk käsitteli 241 yhteydenottoa.
Ylläpito
Ylläpito on vuoden aikana varmistanut palveluiden toimivuuden mm. päivittämällä laitteistoa sekä ohjelmistoa ja korjaamalla vikatilanteita. Ylläpito on myös hoitanut käyttäjien teknisluontoisia ongelmia ja toteuttanut käyttäjien uudet tunnukset sekä palvelut.
Palvelut
- Tammikuussa siirrettiin www-palvelut edellisen vuoden lopulla hankitulle HP Proliant DL 360 G5 -palvelimelle Nebulan laitetilassa. Webbipalveluiden siirto pois Lakka-palvelimelta vähensi Lakan kuormitusta merkittävästi.
- Syksyllä yhdistyksen toiseen palvelintilaan – EUnetille – hankittiin uusi virtualisointiin soveltuva, kahdeksanytiminen HP Proliant DL 380 G5. Shellipalvelin Xob siirrettiin virtuaalikoneeksi uuden Lillukka-palvelimen päälle. Palvelin mahdollisti myös sekundääristen nimi- ja postipalveluiden eriyttämisen omalle virtuaalikoneelleen.
- Vanha backup-palvelin Karpalo korvattiin marraskuussa uudella HP Proliant DL320s G1 -koneella. Uusi Herukka-palvelin tarjoaa 3 Teratavua RAID-varmennettua levytilaa varmuuskopioille, sekä /work-alueen käyttäjien suurille väliaikaistiedostoille.
Tapahtumat
Yhdistys järjesti kauden aikana sääntömääräisen vuosikokouksen ja siihen liittyvän illanvieton. Toimihenkilöille järjestettiin kehityskeskustelu, jossa keskusteltiin työryhmien ajankohtaisista asioista ja tulevaisuudentavoitteista. Lisäksi toimihenkilöille järjestettiin pikkujoulut.